AGB

Geschäftsbedingungen des Exerzitienhauses Himmelspforten

1. Allgemeines

Die Gastveranstaltung steht in der Verantwortung des Bestellers/Veranstalters. Die Planung und Durchführung der Veranstaltung obliegt dem Zuständigkeitsbereich des Veranstalters. Verwaltungsaufgaben (Entgegennahme von Ab- und Anmeldungen, Sekretariatsarbeiten etc.) können in der Regel vom Exerzitienhaus Himmelspforten nicht übernommen werden.

2. Buchung und Vertragsabschluss

a) Der Termin einer Gastveranstaltung gilt für beide Vertragspartner als verbindlich vereinbart, sobald dem Exerzitienhaus Himmelspforten der ausgefüllte Belegungsvertrag vorliegt. Der Belegungsvertrag kommt somit grundsätzlich durch Schriftform zustande. Er gilt auch als abgeschlossen, sobald die bestellten Leistungen zugesagt oder, falls eine schriftliche Zusage aus Zeitgründen nicht mehr möglich war, bereitgestellt worden sind.
b) Änderungen und Ergänzungen bedürfen ebenfalls der Schriftform. Mündliche Nebenabreden können nicht getroffen werden.
c) Vorreservierungen oder die Kontingentierung von Zimmern und Seminarräumen sind für beide Vertragspartner bindend. Das Exerzitienhaus Himmelspforten behält sich das Recht vor, nach Ablauf der Optionsfrist Seminarräume und Zimmer anderweitig zu vergeben.
d) Um einen ordnungsgemäßen Ablauf der Veranstaltung von Seiten des Exerzitienhauses Himmelspforten zu gewährleisten, ist es erforderlich, dem Haus rechtzeitig bis zwei Wochen vor Veranstaltungsbeginn ein Programm und eine Liste der Teilnehmer zur Verfügung zu stellen.

3. Vergabe der Tagungsräume und Zimmer

a) Dem Veranstalter werden die reservierten Tagungs- und Gruppenräume zu der vereinbarten Zeit zur Verfügung gestellt. Eine Verlängerung der Inanspruchnahme dieser Räume bedarf der vorherigen Absprache mit dem Exerzitienhaus Himmelspforten.
b) Die reservierten Zimmer stehen dem Veranstalter am Abreisetag bis 9.00 Uhr zur Verfügung.
c) Das Exerzitienhaus Himmelspforten behält sich die Zuweisung bestimmter Zimmer und Seminarräume vor, die der Anzahl der gemeldeten Teilnehmer entsprechen. Sollten aus gegebenem Anlass bestimmte Zimmer nicht zur Verfügung stehen, so verpflichtet sich das Exerzitienhaus Himmelspforten, einen gleichwertigen Ersatz, auch außerhalb des Hauses, bereitzustellen.

4. Stornierung

a) Wird die Buchung von Zimmern, Seminarräumen, Verpflegung, und ggf. weiterer Leistungen nicht rechtzeitig schriftlich storniert, ist das Exerzitienhaus Himmelspforten berechtigt, folgende Ausfallgebühren in Rechnung zu stellen:
1. Preise: Berechnet werden die Preise, die bei Reservierungsbestätigung angegeben wurden bzw. die Preise, die zu Beginn der Veranstaltung Gültigkeit haben. Sonderleistungen werden gesondert berechnet.
2. Stornierungen / Teilstornierungen: Bei Stornierungen und Teilstornierungen der gemeldeten Teilnehmer – die nur in schriftlicher Form anerkannt werden – wird ein Ausfallgeld erhoben und zwar nach folgender Staffelung:
- weniger als 3 Monate vor Tagungsbeginn: 10 % der Gesamtkosten*
- weniger als 2 Monate vor Tagungsbeginn: 30 % der Gesamtkosten*
- weniger als 1 Monat vor Tagungsbeginn: 50 % der Gesamtkosten*
- weniger als 1 Woche vor Tagungsbeginn: 60 % der Gesamtkosten*
- weniger als 4 Tage vor Tagungsbeginn: 100 % der Gesamtkosten*
* Gesamtkosten sind die gültigen Kosten für Unterkunft und Verpflegung.
Bei einer Absage von mehr als 3 Monaten vor Tagungsbeginn berechnen wir eine Bearbeitungsgebühr von 30,00 EUR.
3. Verzicht auf Mahlzeiten: Von den Kursteilnehmern nicht eingenommene Mahlzeiten werden voll berechnet. Diese Regelung gilt auch, wenn am An- oder Abreisetag eine vereinbarte Mahlzeit nicht eingenommen wird.
b) Werden kurzfristige Buchungen (ab 8 Wochen vor Tagungsbeginn) zwei Wochen oder kürzer vor Veranstaltungsbeginn reduziert oder annulliert, wird eine Stornogebühr in Höhe von 75 % der entfallenen Leistungen erhoben.
c) Bei einer Unterschreitung von bis zu 10 % der gemeldeten Teilnehmerzahl werden keine Ausfallgebühren geltend gemacht. Bei allen darüber hinausgehenden Unterschreitungen gelten die unter 4a) und 4b) aufgeführten Kostenregelungen.
d) Die Reduzierung von Sonderleistungen (Buffets etc.) und die Abbestellung von Medien ist bis zu 4 Tagen vor Veranstaltungsbeginn kostenlos. Ab diesem Zeitpunkt wird die bestellte Leistung zu 100 % berechnet.
e) Für nicht in Anspruch genommene Zimmer und Seminarräume bemüht sich das Exerzitienhaus Himmelspforten um anderweitige Vermietung. Bis zur Vergabe an Dritte hat der Vertragspartner für die vertraglich reservierten Zimmer, Seminarräume sowie sonstigen Leistungen im Rahmen der vereinbarten Vertragsdauer unter Berücksichtigung der vorgenannten Kostenregelungen den errechneten Betrag zu zahlen. Maßgebend für die Rechtzeitigkeit der Stornierung ist der Zugang der schriftlichen Stornierungsanzeige beim Exerzitienhaus Himmelspforten (Fax: 0931/386-68009 oder per Mail: info@himmelspforten.net).
f) Stellt sich nach Vertragsabschluss heraus, dass die mit dem Besteller/Veranstalter abgeschlossene Veranstaltung den reibungslosen Tagungsbetrieb, die Sicherheit oder den Ruf des Hauses zu gefährden droht, so kann das Exerzitienhaus Himmelspforten vom Vertrag zurücktreten. Dies gilt insbesondere dann, wenn das Exerzitienhaus Himmelspforten über den wahren Zweck der Veranstaltung bei Vertragsabschluss durch den Besteller/Veranstalter nicht hinreichend informiert worden ist.

5. Rechnungswesen

a) Die Kosten der Veranstaltung werden in einer Gesamtrechnung zusammengefasst und dem im Vertrag angegebenen Rechnungsempfänger zugeteilt.
Das Exerzitienhaus Himmelspforten ist nicht in der Lage, Einzelbeträge von Teilnehmern zu vereinnahmen.
b) Die bei Gruppenbuchungen bestellten Leistungen (wie z. B. Mahlzeiten etc.) werden durchgängig berechnet.
c) Die in Rechnung gestellten Leistungen sind innerhalb einer Frist von 14 Tagen zahlbar. Das Exerzitienhaus Himmelspforten behält sich vor, danach Verzugszinsen zu erheben.

6. Preisangleichung

Bei Buchungen, die das Folgejahr bzw. Folgejahre betreffen, behält sich das Exerzitienhaus Himmelspforten das Recht vor, Preisänderungen ohne vorherige Ankündigung vorzunehmen. Bei Preiserhöhungen um über 5% steht Ihnen als Veranstalter ein Sonderkündigungsrecht zu.

7. Haftung

a) Für Wertgegenstände (auch im Seminarraum) übernimmt das Exerzitienhaus Himmelspforten keine Haftung.
b) Der Veranstalter haftet für Beschädigungen der Einrichtung oder des Inventars im Exerzitienhaus Himmelspforten ohne Verschuldungsnachweis. Das Anbringen von Dekorationsmaterial oder sonstigen Gegenständen ist nur mit Zustimmung des Exerzitienhauses Himmelspforten gestattet.
c) Haftungen für Diebstahl oder Beschädigungen von Gegenständen des Veranstalters kann das Exerzitienhaus Himmelspforten nicht übernehmen.
d) Störungen an zur Verfügung gestellten technischen oder sonstigen Einrichtungen werden, soweit möglich, sofort beseitigt. Eine Zurückbehaltung oder Minderung von Zahlungen kann jedoch nicht vorgenommen werden.

8. Sonstiges

a) der Verzehr von mitgebrachten Speisen und Getränken ist grundsätzlich nicht zulässig. Ausnahmeregelungen bedürfen der ausdrücklichen Vereinbarung, die auch eine entsprechende Kostenregelung („Korkgeld“) einschließt. Der Veranstalter haftet dafür, dass seine Teilnehmer entsprechend informiert sind und diese Regelung einhalten.
b) Das Mitbringen von Tieren ist nicht möglich.
c) Die Nachtruhe besteht zwischen 22.00 Uhr und 7.00 Uhr.